編制會計分錄是會計記錄交易事項的初始階段,在實際工作中,會計一般使用“記賬憑證”來完成單筆交易事項的會計分錄。會計分錄是記賬憑證的主要內容。請看表1-1列出的記賬憑證的基本格式。
由此可見,學會用會計分錄記錄各種交易事項是正確記錄交易事項的前提。掌握了會計分錄的使用方法,距離填寫記賬憑證僅一步之遙。
我們來看“購入甲種材料6000元,貨款尚未支付”一例。甲種材料增加的效應屬于資產項目增加,這一效應可表示為“借:原材料6000”;欠供應商債務增加的效應屬于負債項目的增加,這一效應可表示為“貸:應付賬款6000”。我們把這兩種效應的記錄合在一起形成如下會計分錄:
借:原材料6 000
貸:應付賬款6 000
我們把分錄抄寫在“記賬憑證”上,如表1-2“記賬憑證”記錄該筆交易事項。
再看一例“用銀行存款償還金融機構借款50000元”。短期借款減少的效應屬于負債項目金額減少,這一效應可表示為“借:短期借款50000”,銀行存款減少的效應屬于資產項目金額減少,這一效應可表示為“貸:銀行存款50000”。形成會計分錄:
借: 短期存款50 000
貸:銀行存款50 000
我們使用表1-3“記賬憑證”記錄該筆交易事項。
因此,我們把有關記賬憑證的知識歸納如下:
記賬憑證是根據原始憑證(在交易事項發生時取得或填制、載明交易事項具體內容和完成情況的書面證明,如發貨票、入庫單、領料單、盤點表、工資表等)進行歸類、整理編制的會計分錄憑證。它是登記賬簿的直接依據。這里需要注意的是,會計記錄的每一筆業務都需要有原始憑證作為依據,并且原始憑證要附在記賬憑證后面。
記賬憑證的格式并沒有統一的規定,但所有的記賬憑證都應滿足記賬的要求,都必須具備下列基本內容:(1)記賬憑證名稱;(2)填制憑證的日期;(3)交易事項的內容摘要;(4)記賬符號、會計科目名稱和金額;(5)所附原始憑證的張數;(6)填制單位的名稱及有關人員的簽章。
記賬憑證的填制還應注意以下幾點:(1)內容摘要應簡明,概括出交易事項的主要內容;(2)會計科目運用準確,按國家統一規定的會計科目填寫;(3)連續編號;(4)附件齊全。
記賬憑證必須由專人對已編制的記賬憑證進行認真嚴格的審核。審核的內容主要有以下幾個方面:(1)記賬憑證是否附有原始憑證,記賬憑證的內容與所附原始憑證的內容是否相符,金額是否一致;(2)會計科目的使用是否正確,對應關系是否清晰,金額計算是否準確無誤;(3)記賬憑證中有關項目是否填寫齊全,有關人員是否簽名蓋章。
使用記賬憑證記錄下發生的全部交易事項,提供了反映每筆交易事項所引起的資金運動的來龍去脈的重要信息。從原始憑證到記賬憑證是經濟信息轉換成會計信息的過程,是會計的初始工作。記賬憑證是最基礎的動態性會計信息資料,它對于匯總整理更有價值的會計信息提供了保障。同時,記賬憑證對于以后檢查經濟業務的真實性、合法性,明確經濟責任和追究責任等方面也具有重要的證據作用。審計人員往往都會通過查閱記賬憑證來發現問題。
(作者單位:山東省鄆城縣農業局經管站)
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